แปลเอกสารราชการกระบวนการยุติธรรม

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

ต้นฉบับ/สำเนารับรองถูกต้อง → แปลและตรวจทาน → รับรองคำแปล → นิติกรณ์หรือ Apostille ที่กรมการกงสุล → (เฉพาะปลายทางนอกภาคีกรุงเฮก) รับรองต่อที่สถานทูตปลายทาง

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• ต้นฉบับหรือสำเนาที่มีการรับรองสำเนาถูกต้องจากหน่วยงานผู้ออกเอกสาร
• หนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนของผู้ถือเอกสาร เพื่อยึดการสะกดชื่อเป็นมาตรฐานเดียว
• ชื่อหน่วยงานผู้รับปลายทาง และภาษาที่หน่วยงานนั้นยอมรับ
• วันนัดศาลหรือวันครบกำหนดยื่น เพื่อวางแผนเวลาย้อนกลับ
• จำนวนชุดที่ต้องยื่น รวมชุดสำรองสำหรับคู่ความอีกฝ่าย
• รายการเอกสารแนบทั้งหมดในสำนวน พร้อมหมายเลขเอกสารหมาย
• ตารางคำศัพท์เฉพาะคดี หากเคยมีคำแปลเดิมที่ต้องคงเส้นคงวา

การแปลและรับรองคำแปลในกระบวนการยุติธรรมไทยทำงานอย่างไร

ประเทศไทยไม่มีระบบ “นักแปลสาบานตน” (sworn translator) ที่จดทะเบียนตามกฎหมายเหมือนหลายประเทศในยุโรป การทำให้คำแปลมีน้ำหนักจึงอาศัยสองกลไกร่วมกัน คือ (1) ผู้แปลหรือสำนักงานแปลลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้องของคำแปลพร้อมระบุตัวตนและข้อมูลติดต่อ และ (2) เมื่อต้องใช้ในต่างประเทศ นำคำแปลไปผ่านนิติกรณ์หรือ Apostille ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ซึ่งเป็นหน่วยงานเดียวที่ออกตราดังกล่าวในประเทศไทย

สำหรับการใช้ภายในประเทศ กฎหมายวิธีพิจารณาความกำหนดให้เอกสารภาษาต่างประเทศที่อ้างเป็นพยานหลักฐานต้องมีคำแปลภาษาไทยแนบ และศาลอาจให้ผู้แปลมายืนยันความถูกต้องได้ ดังนั้นคำแปลที่ดีจึงต้องตรวจสอบย้อนกลับได้ ระบุผู้แปล วันที่ และอ้างอิงต้นฉบับหน้าต่อหน้า

เราจึงจัดรูปแบบงานแปลเอกสารคดีให้มีหน้าแสดงคำรับรองของผู้แปล เลขอ้างอิงงาน การจับคู่หน้าเอกสารต้นฉบับกับคำแปล และตารางคำศัพท์เฉพาะคดี เพื่อให้ทนายความ ศาล หรือหน่วยงานปลายทางตรวจสอบได้ทันทีโดยไม่ต้องย้อนถามผู้แปล

เอกสารต่างประเทศที่จะใช้ในกระบวนการยุติธรรมไทย

เอกสารที่ออกในต่างประเทศต้องได้รับการรับรองจากต้นทางก่อน โดยรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกใช้ Apostille ส่วนประเทศนอกภาคีต้องผ่านกระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้นแล้วรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลไทย จากนั้นจึงแปลเป็นภาษาไทยเพื่อยื่นต่อหน่วยงานในไทย

คำพิพากษาของศาลต่างประเทศไม่ได้มีผลบังคับในไทยโดยอัตโนมัติ การจะให้มีผลต้องดำเนินการตามกฎหมายไทยผ่านศาลไทย เอกสารและคำแปลจึงเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการดำเนินคดี ไม่ใช่การจดทะเบียนคำพิพากษา

เอกสารคดีของไทยที่จะใช้ในต่างประเทศ

หลังอนุสัญญากรุงเฮกมีผลกับประเทศไทยเมื่อ 22 ธันวาคม 2024 เอกสารที่ส่งไปยังรัฐภาคีจบขั้นตอนที่ Apostille ของกรมการกงสุล ไม่ต้องรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทาง ส่วนประเทศนอกภาคียังต้องรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศนั้นในกรุงเทพฯ

ควรตรวจสถานะภาคีจากตารางสถานะของ HCCH ในวันที่ดำเนินการจริง เพราะรายชื่อรัฐภาคีและข้อคัดค้านระหว่างรัฐเปลี่ยนแปลงได้

การรักษาความลับของสำนวนคดีและข้อมูลส่วนบุคคล

เอกสารคดีมีทั้งข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลอ่อนไหวตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 การประมวลผลจึงจำกัดเท่าที่จำเป็นต่อการแปล ผู้แปลและผู้ตรวจลงนามข้อตกลงรักษาความลับ และไม่นำเนื้อหาคดีไปใช้เป็นตัวอย่างงานไม่ว่ากรณีใด

ไฟล์งานรับส่งผ่านช่องทางที่ผู้ว่าจ้างกำหนด และลบตามรอบเวลาที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า หากผู้ว่าจ้างต้องการให้ทำลายทันทีหลังส่งมอบ เราดำเนินการตามคำขอและออกหนังสือยืนยันการทำลายข้อมูลให้

สาเหตุที่คำแปลถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• ใช้การสรุปความแทนการแปลตามต้นฉบับ ทำให้ความหมายทางกฎหมายเปลี่ยน
• ไม่มีหน้าคำรับรองของผู้แปล หรือไม่ระบุข้อมูลติดต่อที่ตรวจสอบได้
• ลำดับการรับรองผิด เช่น รับรองก่อนแปล หรือข้ามชั้นกรมการกงสุล
• ใช้สำเนาที่ไม่มีการรับรองสำเนาถูกต้องจากหน่วยงานผู้ออกเอกสาร
• เอกสารเกินอายุที่หน่วยงานผู้รับกำหนด ณ วันยื่น
• แปลเป็นภาษาที่หน่วยงานผู้รับปลายทางไม่ยอมรับ

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการยุติธรรม

อนุสัญญานิวยอร์ก ค.ศ. 1958

อนุสัญญาว่าด้วยการยอมรับและบังคับตามคำชี้ขาดของอนุญาโตตุลาการต่างประเทศ ซึ่งกำหนดให้ยื่นคำแปลที่ได้รับการรับรองพร้อมคำชี้ขาด

ผู้ประสานงานกลาง (Central Authority)

หน่วยงานที่รับ-ส่งคำร้องความร่วมมือระหว่างประเทศ ในคดีอาญาของไทยคือสำนักงานอัยการสูงสุด

ข้อมูลอ่อนไหว

ข้อมูลส่วนบุคคลประเภทที่ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 กำหนดให้ประมวลผลได้จำกัด เช่น ประวัติอาชญากรรมและข้อมูลสุขภาพ

รับรองคำแปล (Certified translation)

การที่ผู้แปลหรือสำนักงานแปลลงลายมือชื่อรับรองว่าคำแปลถูกต้องตรงตามต้นฉบับ พร้อมระบุตัวตนและข้อมูลติดต่อที่ตรวจสอบได้

นิติกรณ์ (Legalization)

การรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ผู้ลงนามในเอกสาร ดำเนินการโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ