ต้องยื่นขอ Apostille ที่ไหนในประเทศไทย

เส้นทางการรับรองของกรณีนี้

จองคิวหรือเลือกช่องทางยื่น → จัดชุดเอกสารต้นเรื่องคู่กับคำแปล → ยื่นและชำระค่าธรรมเนียมตามอัตราที่กรมการกงสุลประกาศ → รับเอกสารตามรอบที่กำหนด → ตรวจความถูกต้องของข้อมูลบนใบรับรองทันทีที่รับ

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• หลักฐานการจองคิว (ถ้าช่องทางนั้นกำหนด)
• เอกสารต้นเรื่องพร้อมสำเนาตามจำนวนที่ต้องใช้
• คำแปลที่จัดคู่กับต้นฉบับเป็นชุด
• บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางของผู้ยื่น
• หนังสือมอบอำนาจพร้อมสำเนาบัตรของทั้งสองฝ่าย

ข้อเท็จจริงที่ต้องรู้ก่อนดำเนินการเรื่อง “ต้องยื่นขอ Apostille ที่ไหนในประเทศไทย”

ชื่อ นามสกุล และวันเดือนปีเกิดในทุกฉบับต้องสะกดตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร มิฉะนั้นหน่วยงานปลายทางอาจถือว่าเป็นคนละบุคคล

อายุการใช้งานของเอกสารกำหนดโดยหน่วยงานปลายทาง ไม่ใช่โดยตัว Apostille จึงควรขอข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้รับก่อนเริ่มดำเนินการ

ประเทศไทยไม่มีระบบทะเบียนนักแปลสาบานตน การรับรองคำแปลจึงดำเนินการผ่านกรมการกงสุล หรือใช้ผู้แปลตามมาตรฐานที่ปลายทางกำหนด เช่น NAATI สำหรับออสเตรเลีย

ลำดับขั้นตอนที่ถูกต้องคือ คัดเอกสารต้นเรื่องฉบับใหม่ → แปล → รับรองคำแปล → ขอ Apostille การสลับลำดับเป็นสาเหตุการถูกตีกลับที่พบบ่อยที่สุด

หากประเทศปลายทางไม่ใช่รัฐภาคี หรือเป็นรัฐที่คัดค้านการเข้าร่วมของไทย เอกสารยังต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลแล้วรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้นในไทย

ขอบเขตงานที่ IVC ดูแลให้ในกรณีนี้

IVC ตรวจชุดเอกสารตั้งแต่ต้นทาง เทียบการสะกดชื่อกับหนังสือเดินทาง จัดลำดับขั้นตอนแปล–รับรองคำแปล–Apostille ให้ถูกต้อง และประสานการยื่นกับกรมการกงสุลตามช่องทางที่เหมาะกับกรอบเวลาของลูกค้า

กรณีปลายทางไม่ใช่รัฐภาคี ทีมงานจะวางเส้นทางรับรองสถานทูตให้ตั้งแต่ต้น เพื่อไม่ให้เสียรอบการยื่นและไม่ต้องคัดเอกสารใหม่ ค่าใช้จ่ายและกรอบเวลาแจ้งเป็นรายกรณีทางโทรศัพท์ LINE หรืออีเมล

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับหรือล่าช้าบ่อยที่สุด

• ชุดเอกสารไม่จับคู่ต้นฉบับกับคำแปล ทำให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบไม่ได้
• หนังสือมอบอำนาจไม่ระบุขอบเขตการดำเนินการให้ชัดเจน
• เอกสารต้นเรื่องเก่าเกินกรอบเวลาที่ปลายทางกำหนด

อภิธานศัพท์ Apostille และนิติกรณ์เอกสาร

Apostille

ใบรับรองมาตรฐานตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ที่รับรองลายมือชื่อ ตราประทับ และฐานะของผู้ลงนามในเอกสารราชการ

Competent Authority

หน่วยงานผู้มีอำนาจออก Apostille ซึ่งของประเทศไทยคือกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

Legalization

การรับรองเอกสารแบบเดิมที่ต้องผ่านกรมการกงสุลแล้วรับรองต่อที่สถานทูตปลายทาง ใช้กับประเทศนอกภาคี

Contracting Party

รัฐภาคีของอนุสัญญาที่ยอมรับ Apostille ระหว่างกัน

นิติกรณ์

งานรับรองเอกสารของกรมการกงสุล ครอบคลุมทั้งการรับรองคำแปลและการรับรองลายมือชื่อเจ้าหน้าที่