แต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

เส้นทางการดำเนินงานของกรณีนี้

จัดทำบัญชีข้อมูลที่องค์กรเก็บและวัตถุประสงค์การใช้ → กำหนดฐานการประมวลผลของแต่ละกิจกรรม → จัดทำประกาศความเป็นส่วนตัวและแบบขอความยินยอมเมื่อจำเป็น → ทำสัญญาประมวลผลข้อมูลกับผู้ให้บริการภายนอก → วางกระบวนการรับคำขอใช้สิทธิของเจ้าของข้อมูล → ซ้อมแผนรับมือเหตุละเมิดข้อมูลและกำหนดผู้รับผิดชอบ → ตรวจสอบใบอนุญาตเฉพาะกิจการและวันหมดอายุ

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารและข้อมูลที่ต้องเตรียม

• บัญชีรายการข้อมูลส่วนบุคคลและวัตถุประสงค์การใช้
• ประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับลูกค้าและพนักงาน
• แบบขอความยินยอมและบันทึกการให้ความยินยอม
• สัญญาประมวลผลข้อมูลกับผู้ให้บริการภายนอก
• นโยบายระยะเวลาเก็บและการทำลายข้อมูล
• แผนรับมือเหตุละเมิดข้อมูลพร้อมผู้รับผิดชอบ
• รายการใบอนุญาตเฉพาะกิจการพร้อมวันหมดอายุ

สาระสำคัญของ “แต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล”

หัวข้อนี้อยู่ในกลุ่ม การกำกับดูแล ใบอนุญาต และคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หน่วยงานหรือมาตรฐานที่เกี่ยวข้องโดยตรงคือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และหน่วยงานผู้ออกใบอนุญาตเฉพาะกิจการ การพิจารณาทุกกรณีเป็นไปตามกฎหมายและระเบียบที่ใช้บังคับ ณ วันยื่น IVC ทำหน้าที่เตรียมงาน ตรวจความสอดคล้อง และประสานงานให้ตรงรูปแบบที่ปลายทางกำหนด แต่ไม่ใช่หน่วยงานราชการและไม่รับประกันผลการพิจารณาของหน่วยงานใด

การขอความยินยอมต้องแยกจากเงื่อนไขการให้บริการและถอนได้ง่ายเท่ากับตอนให้ความยินยอม

การใช้ผู้ให้บริการภายนอกประมวลผลข้อมูลต้องมีข้อตกลงกำหนดขอบเขตการใช้ข้อมูลและมาตรการความปลอดภัยเป็นลายลักษณ์อักษร

เหตุละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลมีกรอบเวลาการแจ้งตามที่กฎหมายกำหนด องค์กรจึงต้องมีช่องทางรับแจ้งภายในที่ทำงานได้จริง

ข้อกำหนดและระเบียบที่ต้องรู้ก่อนเริ่ม

การโอนข้อมูลไปต่างประเทศต้องพิจารณามาตรฐานการคุ้มครองของปลายทางและกลไกที่กฎหมายรับรอง

ใบอนุญาตเฉพาะกิจการมักผูกกับสถานที่ตั้งและผู้ดำเนินกิจการ การย้ายสถานที่หรือเปลี่ยนผู้ถือใบอนุญาตต้องยื่นแก้ไข

การเก็บกล้องวงจรปิดในที่ทำงานต้องมีป้ายแจ้งและกำหนดระยะเวลาเก็บที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์

การถือหุ้นแทนคนต่างด้าว (nominee) เป็นความผิดตามกฎหมาย โครงสร้างผู้ถือหุ้นควรมีที่มาของเงินลงทุนอธิบายได้จริง

กิจการที่ได้รับการส่งเสริมจาก BOI มีเงื่อนไขรายงานผลและคงสภาพการลงทุน การผิดเงื่อนไขอาจถูกเพิกถอนสิทธิประโยชน์ย้อนหลัง

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียเวลามากที่สุด

ข้อผิดพลาดที่พบมากที่สุดคือการเริ่มดำเนินการก่อนตรวจเอกสารพื้นฐาน เช่น ลงนามสัญญาโดยยังไม่ได้ตรวจอำนาจลงนามจากหนังสือรับรองฉบับล่าสุด หรือวางเงินจองอสังหาริมทรัพย์ก่อนตรวจภาระผูกพันและอัตราส่วนต่างชาติ การย้อนกลับไปแก้ในภายหลังมีต้นทุนสูงกว่าการตรวจตั้งแต่ต้นมาก

อีกกลุ่มหนึ่งคือการเก็บหลักฐานไม่เป็นระบบ ทั้งบันทึกเวลาทำงาน หนังสือเตือน หนังสือทวงถาม และการติดต่อทางแชท เมื่อเรื่องเข้าสู่การเจรจาหรือชั้นศาล ฝ่ายที่มีเอกสารครบและเรียงตามลำดับเวลาจะอธิบายข้อเท็จจริงได้ชัดเจนกว่าเสมอ

สาเหตุที่งานล่าช้าหรือถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• รวมการขอความยินยอมไว้กับเงื่อนไขการให้บริการจนแยกไม่ได้
• ไม่มีบันทึกกิจกรรมการประมวลผลเมื่อถูกตรวจสอบ
• ใช้ผู้ให้บริการภายนอกโดยไม่มีข้อตกลงประมวลผลข้อมูล
• ใบอนุญาตเฉพาะกิจการหมดอายุหรือไม่ตรงกับสถานที่ตั้งจริง
• ไม่มีช่องทางให้เจ้าของข้อมูลใช้สิทธิตามที่ประกาศไว้
• โครงสร้างผู้ถือหุ้นเข้าข่ายการถือหุ้นแทนคนต่างด้าว

ศัพท์ที่ควรรู้ในงานการกำกับดูแล ใบอนุญาต และคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

สัญญาประนีประนอมยอมความ

ข้อตกลงระงับข้อพิพาทซึ่งเมื่อศาลพิพากษาตามยอมจะมีผลบังคับได้เช่นเดียวกับคำพิพากษา

ฐานการประมวลผล

เหตุที่ชอบด้วยกฎหมายในการเก็บหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น สัญญา หน้าที่ตามกฎหมาย ประโยชน์โดยชอบ หรือความยินยอม

ค่าชดเชย

เงินที่นายจ้างต้องจ่ายเมื่อเลิกจ้างลูกจ้างที่ไม่มีความผิด คำนวณตามอายุงานที่กฎหมายกำหนด

ผู้จัดการมรดก

บุคคลที่ศาลมีคำสั่งตั้งให้รวบรวมและแบ่งทรัพย์มรดกตามพินัยกรรมหรือตามกฎหมาย

อากรแสตมป์

ภาษีที่จัดเก็บจากตราสารบางประเภทตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ มีผลต่อการใช้ตราสารเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่ง

บอจ.5

บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นที่บริษัทจำกัดต้องนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงและพร้อมงบการเงินประจำปี

หนังสือรับรองนิติบุคคล

เอกสารที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกให้ แสดงกรรมการ อำนาจลงนาม ทุน และที่ตั้งสำนักงาน ณ วันที่ออก

แหล่งอ้างอิงหน่วยงาน

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — การจดทะเบียนนิติบุคคลและการนำส่งงบการเงิน
• สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน (BOI) — ประเภทกิจการที่ให้การส่งเสริมและเงื่อนไข
• กรมที่ดิน — การจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมเกี่ยวกับที่ดินและอาคารชุด
• กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน — พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานและแนวปฏิบัติ
• สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล — พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
• สำนักงานศาลยุติธรรม — ขั้นตอนการดำเนินคดีและการไกล่เกลี่ย