หนังสือมอบอำนาจใช้ในต่างประเทศ ข้อควรระวัง

เส้นทางการดำเนินงานของกรณีนี้

ระบุคู่สัญญาและตรวจอำนาจลงนามจากหนังสือรับรอง → กำหนดขอบเขตงานและเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัด → ตรวจข้อกำหนดความรับผิดและการเลิกสัญญา → ตกลงกฎหมายที่ใช้บังคับและเวทีระงับข้อพิพาท → จัดทำฉบับสองภาษาและระบุฉบับที่ใช้ตีความ → ลงนามพร้อมพยานและติดอากรแสตมป์เมื่อเข้าเงื่อนไข → เก็บต้นฉบับและบันทึกวันครบกำหนดสำคัญ

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารและข้อมูลที่ต้องเตรียม

• หนังสือรับรองนิติบุคคลของคู่สัญญาที่ออกไม่เกินกำหนดของอีกฝ่าย
• เอกสารแสดงตนของผู้ลงนามและหนังสือมอบอำนาจ ถ้ามี
• ขอบเขตงานหรือรายละเอียดสินค้าและบริการที่ตกลง
• เงื่อนไขการชำระเงิน ภาษี และการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• ข้อกำหนดการรักษาความลับและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
• เงื่อนไขการเลิกสัญญาและผลของการเลิก
• คำแปลฉบับสมบูรณ์หากคู่สัญญาฝ่ายหนึ่งไม่ใช้ภาษาไทย

สาระสำคัญของ “หนังสือมอบอำนาจใช้ในต่างประเทศ ข้อควรระวัง”

หัวข้อนี้อยู่ในกลุ่ม นิติกรรมสัญญาและการร่างตรวจสัญญา หน่วยงานหรือมาตรฐานที่เกี่ยวข้องโดยตรงคือ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ และกรมสรรพากรในส่วนของอากรแสตมป์ การพิจารณาทุกกรณีเป็นไปตามกฎหมายและระเบียบที่ใช้บังคับ ณ วันยื่น IVC ทำหน้าที่เตรียมงาน ตรวจความสอดคล้อง และประสานงานให้ตรงรูปแบบที่ปลายทางกำหนด แต่ไม่ใช่หน่วยงานราชการและไม่รับประกันผลการพิจารณาของหน่วยงานใด

ตราสารบางประเภท เช่น สัญญาเช่า สัญญาจ้างทำของ และใบมอบอำนาจ ต้องติดอากรแสตมป์ตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ การไม่ปิดอากรกระทบการใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่ง

ข้อสัญญาเรื่องค่าปรับหรือเบี้ยปรับที่สูงเกินส่วน ศาลมีอำนาจลดลงได้ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์

การเลือกใช้อนุญาโตตุลาการควรระบุสถาบัน ที่ตั้ง ภาษา และจำนวนอนุญาโตตุลาการให้ครบ ไม่เช่นนั้นข้อสัญญาอาจบังคับได้ยาก

ข้อกำหนดและระเบียบที่ต้องรู้ก่อนเริ่ม

สัญญาที่เกี่ยวกับที่ดินหรือสิทธิในอสังหาริมทรัพย์บางประเภทต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่จึงจะสมบูรณ์

สัญญาสองภาษาควรระบุชัดว่าฉบับภาษาใดใช้ตีความเมื่อข้อความขัดกัน มิฉะนั้นข้อพิพาทจะเริ่มจากการเถียงกันเรื่องคำแปลก่อนเนื้อหา

อำนาจลงนามต้องตรวจจากหนังสือรับรองฉบับล่าสุด กรรมการที่ลงนามคนเดียวทั้งที่ข้อบังคับกำหนดให้ลงนามร่วมอาจทำให้สัญญาไม่ผูกพันบริษัท

ที่อยู่สำนักงานที่จดทะเบียนต้องเป็นสถานที่ที่ตรวจสอบได้จริง เจ้าหน้าที่อาจลงพื้นที่ตรวจก่อนอนุมัติภาษีมูลค่าเพิ่มหรือใบอนุญาตทำงาน

วัตถุประสงค์ของบริษัทควรเขียนให้ครอบคลุมกิจกรรมที่จะทำจริง เพราะการยื่นขอใบอนุญาตหรือใบอนุญาตทำงานในภายหลังจะถูกตรวจเทียบกับวัตถุประสงค์ที่จดไว้

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียเวลามากที่สุด

ข้อผิดพลาดที่พบมากที่สุดคือการเริ่มดำเนินการก่อนตรวจเอกสารพื้นฐาน เช่น ลงนามสัญญาโดยยังไม่ได้ตรวจอำนาจลงนามจากหนังสือรับรองฉบับล่าสุด หรือวางเงินจองอสังหาริมทรัพย์ก่อนตรวจภาระผูกพันและอัตราส่วนต่างชาติ การย้อนกลับไปแก้ในภายหลังมีต้นทุนสูงกว่าการตรวจตั้งแต่ต้นมาก

อีกกลุ่มหนึ่งคือการเก็บหลักฐานไม่เป็นระบบ ทั้งบันทึกเวลาทำงาน หนังสือเตือน หนังสือทวงถาม และการติดต่อทางแชท เมื่อเรื่องเข้าสู่การเจรจาหรือชั้นศาล ฝ่ายที่มีเอกสารครบและเรียงตามลำดับเวลาจะอธิบายข้อเท็จจริงได้ชัดเจนกว่าเสมอ

สาเหตุที่งานล่าช้าหรือถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• ผู้ลงนามไม่มีอำนาจตามหนังสือรับรองหรือข้อบังคับ
• ไม่ได้ระบุฉบับภาษาที่ใช้ตีความในสัญญาสองภาษา
• ไม่ปิดอากรแสตมป์ในตราสารที่กฎหมายกำหนด
• ข้อกำหนดระงับข้อพิพาทเขียนกำกวมจนบังคับใช้ไม่ได้
• นิติกรรมที่กฎหมายกำหนดแบบไว้แต่ไม่ได้จดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่
• โครงสร้างผู้ถือหุ้นเข้าข่ายการถือหุ้นแทนคนต่างด้าว

ศัพท์ที่ควรรู้ในงานนิติกรรมสัญญาและการร่างตรวจสัญญา

หนังสือรับรองนิติบุคคล

เอกสารที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกให้ แสดงกรรมการ อำนาจลงนาม ทุน และที่ตั้งสำนักงาน ณ วันที่ออก

การสืบทรัพย์บังคับคดี

ขั้นตอนค้นหาทรัพย์สินของลูกหนี้ตามคำพิพากษาเพื่อยึดหรืออายัดชำระหนี้

สัญญาประนีประนอมยอมความ

ข้อตกลงระงับข้อพิพาทซึ่งเมื่อศาลพิพากษาตามยอมจะมีผลบังคับได้เช่นเดียวกับคำพิพากษา

ฐานการประมวลผล

เหตุที่ชอบด้วยกฎหมายในการเก็บหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคล เช่น สัญญา หน้าที่ตามกฎหมาย ประโยชน์โดยชอบ หรือความยินยอม

ค่าชดเชย

เงินที่นายจ้างต้องจ่ายเมื่อเลิกจ้างลูกจ้างที่ไม่มีความผิด คำนวณตามอายุงานที่กฎหมายกำหนด

ผู้จัดการมรดก

บุคคลที่ศาลมีคำสั่งตั้งให้รวบรวมและแบ่งทรัพย์มรดกตามพินัยกรรมหรือตามกฎหมาย

อากรแสตมป์

ภาษีที่จัดเก็บจากตราสารบางประเภทตามบัญชีอัตราอากรแสตมป์ มีผลต่อการใช้ตราสารเป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่ง

แหล่งอ้างอิงหน่วยงาน

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — การจดทะเบียนนิติบุคคลและการนำส่งงบการเงิน
• สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน (BOI) — ประเภทกิจการที่ให้การส่งเสริมและเงื่อนไข
• กรมที่ดิน — การจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมเกี่ยวกับที่ดินและอาคารชุด
• กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน — พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานและแนวปฏิบัติ
• สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล — พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
• สำนักงานศาลยุติธรรม — ขั้นตอนการดำเนินคดีและการไกล่เกลี่ย