ใบหย่าสำหรับใช้ที่รัสเซีย ต้องเตรียมและรับรองอย่างไร?

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

ประเทศrussia เป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เส้นทางเอกสารจึงจบที่ Apostille ของกรมการกงสุล โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานทูต เว้นแต่หน่วยงานผู้รับกำหนดเป็นอย่างอื่น

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• ฉบับคัดรับรองรายการทะเบียนที่ออกใหม่ภายในเกณฑ์อายุที่ปลายทางกำหนด
• ใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อสกุล หากชื่อในทะเบียนต่างจากหนังสือเดินทาง
• เอกสารของคู่สมรสอีกฝ่ายในรูปแบบที่ปลายทางกำหนด
• ตรวจสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทางจากตารางสถานะของ HCCH
• ตรวจว่าเอกสารเป็นฉบับจริงหรือฉบับคัดรับรองที่ปลายทางยอมรับ ไม่ใช่สำเนาที่รับรองเอง
• การสะกดชื่อ-สกุลในทุกฉบับตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
• คำแปลตรงกับต้นฉบับทั้งตัวเลข วันที่ และข้อความในตราประทับ
• ตรวจประกาศของสถานทูตปลายทางเรื่องการนัดหมาย จำนวนสำเนา และวิธีชำระค่าธรรมเนียม

เอกสารทะเบียนราษฎรและสถานะบุคคล

เอกสารกลุ่มนี้ ได้แก่ สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า ใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อสกุล หนังสือรับรองความเป็นโสด และมรณบัตร โดยปกติออกโดยสำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอ และหลายแห่งออกฉบับแปลภาษาอังกฤษที่ผ่านการรับรองของนายทะเบียนได้

ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนรับรอง ควรตรวจว่าฉบับที่ถืออยู่เป็นฉบับที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ เช่น บางประเทศรับเฉพาะฉบับคัดรับรองรายการที่ออกใหม่ภายในระยะเวลาที่กำหนด ไม่รับสำเนาถ่ายเอกสารที่รับรองเอง

ความสอดคล้องของการสะกดชื่อระหว่างเอกสารทุกฉบับกับหนังสือเดินทางเป็นเงื่อนไขที่เจ้าหน้าที่ตรวจเข้มที่สุด หากมีประวัติเปลี่ยนชื่อหรือสกุล ต้องแนบใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อเข้าไปในชุดเดียวกันเพื่อเชื่อมโยงตัวบุคคลให้ครบสาย

จุดตรวจเฉพาะสำหรับเอกสารสถานะสมรส

หนังสือรับรองความเป็นโสดและทะเบียนสมรสมักถูกกำหนดอายุนับจากวันที่คัดรับรอง ไม่ใช่วันที่จดทะเบียน จึงควรคัดฉบับใหม่ให้ใกล้วันยื่นที่สุดเท่าที่กรอบเวลารับรองจะเอื้อ

หากคู่สมรสเป็นชาวต่างชาติ ปลายทางมักขอเอกสารของทั้งสองฝ่ายในรูปแบบรับรองที่สอดคล้องกัน การวางแผนสองฝั่งพร้อมกันช่วยไม่ให้ฝ่ายหนึ่งหมดอายุระหว่างรออีกฝ่าย

คำแปลและการรับรองคำแปล

ภาษาของคำแปลกำหนดโดยผู้รับเอกสารปลายทาง บางประเทศรับคำแปลภาษาอังกฤษ บางประเทศบังคับภาษาราชการของตนเอง และบางแห่งกำหนดให้แปลโดยนักแปลที่ขึ้นทะเบียนในประเทศนั้นเท่านั้น

คำแปลที่จะนำไปรับรองที่กรมการกงสุลต้องตรงกับต้นฉบับทุกรายการ รวมถึงตัวเลข วันที่ ตราประทับ และข้อความในตรา ข้อผิดพลาดเล็กน้อยอย่างการสะกดชื่อสถานที่ก็เป็นเหตุให้ถูกส่งกลับแก้ไขได้

หากเอกสารจะถูกเพิ่มตราหรือใบรับรองในขั้นตอนถัดไป ควรวางแผนว่าจะแปลตราเหล่านั้นด้วยหรือไม่ เพราะบางปลายทางต้องการคำแปลที่ครอบคลุมทุกตราบนเอกสาร

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• คิดว่าประเทศปลายทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกโดยไม่ได้ตรวจตารางสถานะจริง
• ไม่ได้นัดหมายล่วงหน้าในสถานทูตที่รับเรื่องเฉพาะผู้มีนัด
• เย็บเล่มหรือประทับตราทับข้อความจนอ่านรายการสำคัญไม่ได้
• แปลก่อนได้รับตราชั้นสุดท้าย ทำให้คำแปลไม่ครอบคลุมใบรับรองที่เพิ่มมา
• นำเอกสารไปยื่นที่สถานทูตโดยยังไม่ผ่านการรับรองของกรมการกงสุล
• คำแปลไม่ตรงต้นฉบับ โดยเฉพาะวันที่ ตัวเลข และข้อความในตราประทับ

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการ

ฉบับคัดรับรองรายการ

เอกสารที่นายทะเบียนคัดจากฐานข้อมูลและรับรองใหม่ ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเอง

Certified Translation

คำแปลที่มีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลหรือหน่วยงานที่ปลายทางยอมรับ เงื่อนไขแตกต่างกันตามประเทศผู้รับ

Consular Legalization

การรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ชั้นก่อนหน้าโดยสถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง ใช้กับประเทศที่ไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก

Apostille

ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตระหว่างรัฐภาคี มีผลกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024

นิติกรณ์

งานรับรองเอกสารของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ค่าธรรมเนียมฉบับละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ และ 400 บาทสำหรับบริการด่วน

เอกสารมหาชน

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ ซึ่งเป็นขอบเขตที่ Apostille ใช้ได้