สูติบัตรสำหรับใช้ที่อินโดนีเซีย ต้องเตรียมและรับรองอย่างไร?

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

ประเทศindonesia เป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เส้นทางเอกสารจึงจบที่ Apostille ของกรมการกงสุล โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานทูต เว้นแต่หน่วยงานผู้รับกำหนดเป็นอย่างอื่น

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• สูติบัตรฉบับคัดรับรองใหม่จากสำนักงานเขต/อำเภอ
• ทะเบียนบ้านฉบับปัจจุบันที่มีชื่อผู้เยาว์
• หนังสือยินยอมของบิดามารดาพร้อมการรับรองลายมือชื่อ (ถ้าปลายทางกำหนด)
• เผื่อกรอบเวลาสำหรับการแก้ไขคำแปลหนึ่งรอบก่อนกำหนดยื่นจริง
• เก็บสำเนาทุกชั้นของการรับรองไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงภายหลัง
• ยืนยันกับหน่วยงานผู้รับปลายทางว่าต้องการ Apostille หรือการรับรองโดยสถานทูต
• ตรวจสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทางจากตารางสถานะของ HCCH
• ตรวจว่าเอกสารเป็นฉบับจริงหรือฉบับคัดรับรองที่ปลายทางยอมรับ ไม่ใช่สำเนาที่รับรองเอง

เอกสารทะเบียนราษฎรและสถานะบุคคล

เอกสารกลุ่มนี้ ได้แก่ สูติบัตร ทะเบียนบ้าน ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า ใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อสกุล หนังสือรับรองความเป็นโสด และมรณบัตร โดยปกติออกโดยสำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอ และหลายแห่งออกฉบับแปลภาษาอังกฤษที่ผ่านการรับรองของนายทะเบียนได้

ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนรับรอง ควรตรวจว่าฉบับที่ถืออยู่เป็นฉบับที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ เช่น บางประเทศรับเฉพาะฉบับคัดรับรองรายการที่ออกใหม่ภายในระยะเวลาที่กำหนด ไม่รับสำเนาถ่ายเอกสารที่รับรองเอง

ความสอดคล้องของการสะกดชื่อระหว่างเอกสารทุกฉบับกับหนังสือเดินทางเป็นเงื่อนไขที่เจ้าหน้าที่ตรวจเข้มที่สุด หากมีประวัติเปลี่ยนชื่อหรือสกุล ต้องแนบใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อเข้าไปในชุดเดียวกันเพื่อเชื่อมโยงตัวบุคคลให้ครบสาย

จุดตรวจเฉพาะสำหรับเอกสารทะเบียนราษฎรของบุตร

สูติบัตรที่ออกมานานแล้วมักมีรูปแบบต่างจากฉบับปัจจุบัน หากปลายทางกำหนดฉบับคัดรับรองใหม่ ให้ขอที่สำนักงานเขตหรืออำเภอที่จดทะเบียนไว้ก่อนเริ่มขั้นตอนแปล

กรณีบุตรผู้เยาว์เดินทางหรือย้ายถิ่นที่อยู่ ปลายทางมักขอหนังสือยินยอมของบิดามารดา ซึ่งเป็นเอกสารที่ต้องรับรองลายมือชื่อก่อนเข้ากระบวนการรับรองชั้นต่อไป

เอกสารจากต่างประเทศที่จะนำมาใช้ในประเทศไทย

ทิศทางขาเข้าใช้ลำดับกลับกัน คือเอกสารต้องผ่านการรับรองตามระบบของประเทศต้นทางก่อน หากประเทศต้นทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก จะได้ใบ Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้น หากไม่ใช่รัฐภาคี ต้องผ่านกระทรวงการต่างประเทศของประเทศต้นทางแล้วรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตไทยหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้น

เมื่อเอกสารเข้ามาถึงประเทศไทย หน่วยงานราชการไทยผู้รับ เช่น สำนักงานเขต กรมการปกครอง กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือสถาบันการศึกษา มักกำหนดให้แปลเป็นภาษาไทยและนำคำแปลไปรับรองที่กรมการกงสุลก่อนใช้งาน

จุดที่พลาดบ่อยคือการแปลก่อนที่เอกสารต้นทางจะได้รับ Apostille ทำให้คำแปลไม่ครอบคลุมตราหรือใบรับรองที่เพิ่มเข้ามาภายหลัง แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือรับรองต้นทางให้ครบก่อน แล้วจึงแปลทั้งชุดรวมตราประทับ

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• ยื่นสำเนาในกรณีที่สถานทูตกำหนดให้ยื่นฉบับจริง
• เอกสารที่บริษัทหรือบุคคลจัดทำเอง แต่ยังไม่มีการรับรองลายมือชื่อโดยผู้มีอำนาจ
• คิดว่าประเทศปลายทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกโดยไม่ได้ตรวจตารางสถานะจริง
• ไม่ได้นัดหมายล่วงหน้าในสถานทูตที่รับเรื่องเฉพาะผู้มีนัด
• เย็บเล่มหรือประทับตราทับข้อความจนอ่านรายการสำคัญไม่ได้
• แปลก่อนได้รับตราชั้นสุดท้าย ทำให้คำแปลไม่ครอบคลุมใบรับรองที่เพิ่มมา

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการ

นิติกรณ์

งานรับรองเอกสารของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ค่าธรรมเนียมฉบับละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ และ 400 บาทสำหรับบริการด่วน

เอกสารมหาชน

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ ซึ่งเป็นขอบเขตที่ Apostille ใช้ได้

Notarial Services Attorney

ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารตามข้อบังคับสภาทนายความ เป็นผู้รับรองลายมือชื่อในระบบของประเทศไทย

เขตอาณา

ขอบเขตพื้นที่ที่สถานทูตหรือสถานกงสุลแห่งหนึ่งรับผิดชอบ ใช้ตัดสินว่าเอกสารจากประเทศไทยต้องยื่นที่สำนักงานใด

ฉบับคัดรับรองรายการ

เอกสารที่นายทะเบียนคัดจากฐานข้อมูลและรับรองใหม่ ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเอง

Certified Translation

คำแปลที่มีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลหรือหน่วยงานที่ปลายทางยอมรับ เงื่อนไขแตกต่างกันตามประเทศผู้รับ