ถ้าชื่อสะกดในเอกสารไม่ตรงกับพาสปอร์ตต้องแก้อย่างไร?

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

เส้นทางเอกสารขึ้นกับสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทาง หากเป็นรัฐภาคีจะจบที่ Apostille หากไม่ใช่ต้องรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศนั้น

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• ตรวจว่าเอกสารเป็นฉบับจริงหรือฉบับคัดรับรองที่ปลายทางยอมรับ ไม่ใช่สำเนาที่รับรองเอง
• การสะกดชื่อ-สกุลในทุกฉบับตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
• คำแปลตรงกับต้นฉบับทั้งตัวเลข วันที่ และข้อความในตราประทับ
• ตรวจประกาศของสถานทูตปลายทางเรื่องการนัดหมาย จำนวนสำเนา และวิธีชำระค่าธรรมเนียม
• เผื่อกรอบเวลาสำหรับการแก้ไขคำแปลหนึ่งรอบก่อนกำหนดยื่นจริง

สาเหตุที่เอกสารถูกปฏิเสธที่เคาน์เตอร์

สาเหตุอันดับต้นคือการข้ามลำดับ ยื่นสถานทูตโดยยังไม่ผ่านการรับรองของกรมการกงสุล รองลงมาคือคำแปลไม่ตรงต้นฉบับ และการสะกดชื่อไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง

อีกกลุ่มคือปัญหาความสดของเอกสาร เช่น ฉบับคัดรับรองที่ออกไว้นานเกินเกณฑ์ที่ปลายทางกำหนด หรือเอกสารที่มีการแก้ไขด้วยลายมือโดยไม่มีผู้มีอำนาจลงนามกำกับ

การถ่ายสำเนาที่ไม่ชัด การเย็บเล่มที่ทำให้ตราประทับถูกบัง และการยื่นสำเนาแทนฉบับจริงในกรณีที่สถานทูตกำหนดฉบับจริง เป็นสาเหตุที่แก้ไขได้ทั้งหมดหากตรวจก่อนยื่น

เอกสารการศึกษาและคุณวุฒิ

ปริญญาบัตร ใบแสดงผลการศึกษา หนังสือรับรองสถานภาพนักศึกษา และใบรับรองคุณวุฒิ ต้องมาจากสถาบันที่ออกเอกสารและมีลายมือชื่อผู้มีอำนาจของสถาบัน หลายมหาวิทยาลัยออกฉบับภาษาอังกฤษให้โดยตรง ซึ่งช่วยลดขั้นตอนแปลได้

หน่วยงานปลายทางบางแห่ง โดยเฉพาะสภาวิชาชีพและหน่วยงานรับรองคุณวุฒิ กำหนดให้สถาบันส่งเอกสารตรงถึงหน่วยงานนั้น การนำฉบับที่รับรองแล้วไปยื่นเองอาจไม่ได้รับการยอมรับ จึงต้องตรวจเงื่อนไขก่อนเริ่มขั้นตอนรับรอง

กรณีใช้สมัครงานหรือศึกษาต่อ ควรตรวจว่าปลายทางต้องการเอกสารรับรองแบบใด ระหว่าง Apostille สำหรับรัฐภาคี กับการรับรองสถานทูตสำหรับประเทศที่ยังไม่เป็นภาคี เพราะสองเส้นทางนี้ใช้เวลาต่างกันมาก

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• คิดว่าประเทศปลายทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกโดยไม่ได้ตรวจตารางสถานะจริง
• ไม่ได้นัดหมายล่วงหน้าในสถานทูตที่รับเรื่องเฉพาะผู้มีนัด
• เย็บเล่มหรือประทับตราทับข้อความจนอ่านรายการสำคัญไม่ได้
• แปลก่อนได้รับตราชั้นสุดท้าย ทำให้คำแปลไม่ครอบคลุมใบรับรองที่เพิ่มมา
• นำเอกสารไปยื่นที่สถานทูตโดยยังไม่ผ่านการรับรองของกรมการกงสุล
• คำแปลไม่ตรงต้นฉบับ โดยเฉพาะวันที่ ตัวเลข และข้อความในตราประทับ

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการ

เขตอาณา

ขอบเขตพื้นที่ที่สถานทูตหรือสถานกงสุลแห่งหนึ่งรับผิดชอบ ใช้ตัดสินว่าเอกสารจากประเทศไทยต้องยื่นที่สำนักงานใด

ฉบับคัดรับรองรายการ

เอกสารที่นายทะเบียนคัดจากฐานข้อมูลและรับรองใหม่ ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเอง

Certified Translation

คำแปลที่มีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลหรือหน่วยงานที่ปลายทางยอมรับ เงื่อนไขแตกต่างกันตามประเทศผู้รับ

Consular Legalization

การรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ชั้นก่อนหน้าโดยสถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง ใช้กับประเทศที่ไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก

Apostille

ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตระหว่างรัฐภาคี มีผลกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024

นิติกรณ์

งานรับรองเอกสารของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ค่าธรรมเนียมฉบับละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ และ 400 บาทสำหรับบริการด่วน