ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก

How do I prepare a Thai commercial registration for use in Vietnam?

สรุปคำตอบสั้น

How do I prepare a Thai commercial registration for use in Vietnam? — ประเทศvietnam ยังไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เอกสารจึงต้องผ่านนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลก่อน แล้วรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้นในกรุงเทพฯ ค่าธรรมเนียมงานนิติกรณ์ของกรมการกงสุลอยู่ที่ฉบับละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ และ 400 บาทสำหรับบริการด่วน ส่วนค่าธรรมเนียมและรอบคิวของสถานทูตเป็นอัตราและระเบียบของสถานทูตแต่ละแห่ง อนุสัญญากรุงเฮกมีผลกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024 ข้อมูล ณ สิงหาคม 2026 อ้างอิงแหล่งราชการท้ายหน้า

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

ประเทศvietnam ยังไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เอกสารจึงต้องผ่านนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลก่อน แล้วรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้นในกรุงเทพฯ

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

ขั้นตอนรายละเอียดหน่วยงานผู้รับผิดชอบกรอบเวลา
1. ยืนยันข้อกำหนดปลายทางสอบถามหน่วยงานผู้รับว่าต้องการ Apostille หรือการรับรองสถานทูต ภาษาคำแปล และเกณฑ์อายุเอกสารผู้ยื่นก่อนเริ่มงาน
2. ตรวจสถานะภาคีตรวจสถานะอนุสัญญากรุงเฮกของคู่ประเทศจากตารางสถานะ HCCH เพื่อเลือกเส้นทางเอกสารผู้ยื่นก่อนเริ่มงาน
3. จัดเตรียมต้นฉบับคัดรับรองเอกสารใหม่จากหน่วยงานผู้ออก หรือให้ผู้มีอำนาจรับรองลายมือชื่อสำหรับเอกสารที่ทำขึ้นเองหน่วยงานผู้ออกเอกสาร / ผู้รับรองลายมือชื่อตามรอบบริการของหน่วยงาน
4. แปลตามข้อกำหนดแปลให้ตรงต้นฉบับทุกรายการ รวมข้อความในตราประทับผู้แปลตามปริมาณเอกสาร
5. รับรองที่กรมการกงสุลยื่นนิติกรณ์หรือขอ Apostille (200 บาทต่อฉบับ บริการปกติ / 400 บาทต่อฉบับ บริการด่วน)กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศตามรอบบริการปกติหรือด่วน
6. รับรองที่สถานทูตปลายทางเฉพาะกรณีปลายทางไม่ใช่รัฐภาคี หรือผู้รับเอกสารกำหนดตราสถานทูตเพิ่มสถานเอกอัครราชทูตปลายทางตามระเบียบและคิวของแต่ละสถานทูต

เอกสารที่ต้องเตรียม

  • หนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับคัดใหม่
  • บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นและหนังสือบริคณห์สนธิ (ตามที่ปลายทางกำหนด)
  • หนังสือมอบอำนาจของกรรมการพร้อมการรับรองลายมือชื่อ
  • การสะกดชื่อ-สกุลในทุกฉบับตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
  • คำแปลตรงกับต้นฉบับทั้งตัวเลข วันที่ และข้อความในตราประทับ
  • ตรวจประกาศของสถานทูตปลายทางเรื่องการนัดหมาย จำนวนสำเนา และวิธีชำระค่าธรรมเนียม
  • เผื่อกรอบเวลาสำหรับการแก้ไขคำแปลหนึ่งรอบก่อนกำหนดยื่นจริง
  • เก็บสำเนาทุกชั้นของการรับรองไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงภายหลัง

เอกสารนิติบุคคลและการค้าระหว่างประเทศ

เอกสารนิติบุคคลที่ใช้บ่อย ได้แก่ หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม งบการเงิน หนังสือมอบอำนาจของกรรมการ และหนังสือรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า โดยฉบับจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าควรเป็นฉบับที่คัดใหม่ เพราะปลายทางมักกำหนดอายุการคัดรับรอง

เอกสารที่บริษัทจัดทำขึ้นเอง เช่น หนังสือมอบอำนาจหรือหนังสือรับรองข้อเท็จจริงทางธุรกิจ ไม่ใช่เอกสารมหาชนโดยตัวมันเอง จึงมักต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามต่อหน้าผู้รับรองลายมือชื่อ เช่น ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนของกรมการกงสุล

งานประมูล งานเปิดบริษัทลูก และงานจดทะเบียนเครื่องหมายการค้าในต่างประเทศ มักมีกำหนดยื่นที่ตายตัว การวางแผนย้อนกลับจากวันยื่นจริง โดยเผื่อรอบคิวของสถานทูตปลายทาง เป็นวิธีเดียวที่ควบคุมความเสี่ยงเรื่องเวลาได้

จุดตรวจเฉพาะสำหรับเอกสารนิติบุคคล

ฉบับคัดรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าควรคัดใหม่ก่อนเริ่มงาน เพราะปลายทางส่วนมากกำหนดอายุการคัดรับรอง และตรวจสอบความสอดคล้องของชื่อกรรมการผู้มีอำนาจลงนามกับเอกสารที่แนบ

หากชุดเอกสารมีทั้งฉบับที่ออกโดยราชการและฉบับที่บริษัททำขึ้นเอง ให้แยกเส้นทางรับรองของสองกลุ่มนี้ตั้งแต่ต้น เพราะกลุ่มหลังต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อก่อน

Apostille กับการรับรองสถานทูต ต่างกันตรงไหน

อนุสัญญากรุงเฮกว่าด้วยการยกเลิกการเรียกให้ทำนิติกรณ์เอกสารมหาชนต่างประเทศ (ค.ศ. 1961) มีผลใช้บังคับกับประเทศไทยตั้งแต่วันที่ 22 ธันวาคม 2024 ผลคือเอกสารมหาชนของไทยที่จะนำไปใช้ในรัฐภาคีอื่นสามารถจบกระบวนการได้ที่ใบ Apostille ซึ่งออกโดยกรมการกงสุล โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง

การรับรองแบบเดิม หรือ consular legalization ยังคงจำเป็นสำหรับประเทศที่ไม่ได้เป็นรัฐภาคี และสำหรับกรณีที่รัฐภาคีบางรัฐคัดค้านการเข้าเป็นภาคีระหว่างกัน ผู้ยื่นจึงต้องตรวจสถานะภาคีของคู่ประเทศจากตารางสถานะของ HCCH ก่อนเสมอ ไม่ใช่ตรวจแค่ว่าประเทศนั้นอยู่ในรายชื่อภาคีหรือไม่

แม้ปลายทางจะเป็นรัฐภาคี หน่วยงานผู้รับบางแห่งยังกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติมได้เอง เช่น ต้องมีคำแปลที่รับรองโดยนักแปลที่ได้รับการยอมรับในประเทศนั้น หรือกำหนดอายุเอกสารนับจากวันที่ออก Apostille จึงควรถามหน่วยงานผู้รับให้ชัดก่อนดำเนินการ

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

  • นำเอกสารไปยื่นที่สถานทูตโดยยังไม่ผ่านการรับรองของกรมการกงสุล
  • คำแปลไม่ตรงต้นฉบับ โดยเฉพาะวันที่ ตัวเลข และข้อความในตราประทับ
  • การสะกดชื่อในเอกสารไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง และไม่มีใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อแนบ
  • ใช้ฉบับคัดรับรองที่ออกไว้นานเกินเกณฑ์อายุที่หน่วยงานปลายทางกำหนด
  • ยื่นสำเนาในกรณีที่สถานทูตกำหนดให้ยื่นฉบับจริง
  • เอกสารที่บริษัทหรือบุคคลจัดทำเอง แต่ยังไม่มีการรับรองลายมือชื่อโดยผู้มีอำนาจ

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการ

Apostille
ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตระหว่างรัฐภาคี มีผลกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024
นิติกรณ์
งานรับรองเอกสารของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ค่าธรรมเนียมฉบับละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ และ 400 บาทสำหรับบริการด่วน
เอกสารมหาชน
เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ ซึ่งเป็นขอบเขตที่ Apostille ใช้ได้
Notarial Services Attorney
ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารตามข้อบังคับสภาทนายความ เป็นผู้รับรองลายมือชื่อในระบบของประเทศไทย
เขตอาณา
ขอบเขตพื้นที่ที่สถานทูตหรือสถานกงสุลแห่งหนึ่งรับผิดชอบ ใช้ตัดสินว่าเอกสารจากประเทศไทยต้องยื่นที่สำนักงานใด
ฉบับคัดรับรองรายการ
เอกสารที่นายทะเบียนคัดจากฐานข้อมูลและรับรองใหม่ ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเอง

แหล่งอ้างอิงทางการ

ระยะเวลาและผลการพิจารณาเป็นดุลพินิจของหน่วยงานราชการและสถานทูต ไม่มีผู้ให้บริการรายใดรับประกันจำนวนวันหรือผลได้

ข้อมูล ณ สิงหาคม 2026 — โปรดยืนยันเงื่อนไขล่าสุดกับสถานทูตปลายทางก่อนยื่นทุกครั้ง

หัวข้อที่เกี่ยวข้องในกลุ่ม “เอกสารนิติบุคคล”

กลุ่มเนื้อหาอื่นที่มักใช้ต่อเนื่องกัน

ดัชนีหัวข้อสถานทูตทั้งหมดถาม-ตอบสถานทูตทั้งหมดเปรียบเทียบ Notary / Apostille / กงสุล