Does a Thai document for France need an Apostille or embassy legalization?

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

ประเทศfrance เป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เส้นทางเอกสารจึงจบที่ Apostille ของกรมการกงสุล โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานทูต เว้นแต่หน่วยงานผู้รับกำหนดเป็นอย่างอื่น

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• เผื่อกรอบเวลาสำหรับการแก้ไขคำแปลหนึ่งรอบก่อนกำหนดยื่นจริง
• เก็บสำเนาทุกชั้นของการรับรองไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงภายหลัง
• ยืนยันกับหน่วยงานผู้รับปลายทางว่าต้องการ Apostille หรือการรับรองโดยสถานทูต
• ตรวจสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทางจากตารางสถานะของ HCCH
• ตรวจว่าเอกสารเป็นฉบับจริงหรือฉบับคัดรับรองที่ปลายทางยอมรับ ไม่ใช่สำเนาที่รับรองเอง

Apostille กับการรับรองสถานทูต ต่างกันตรงไหน

อนุสัญญากรุงเฮกว่าด้วยการยกเลิกการเรียกให้ทำนิติกรณ์เอกสารมหาชนต่างประเทศ (ค.ศ. 1961) มีผลใช้บังคับกับประเทศไทยตั้งแต่วันที่ 22 ธันวาคม 2024 ผลคือเอกสารมหาชนของไทยที่จะนำไปใช้ในรัฐภาคีอื่นสามารถจบกระบวนการได้ที่ใบ Apostille ซึ่งออกโดยกรมการกงสุล โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง

การรับรองแบบเดิม หรือ consular legalization ยังคงจำเป็นสำหรับประเทศที่ไม่ได้เป็นรัฐภาคี และสำหรับกรณีที่รัฐภาคีบางรัฐคัดค้านการเข้าเป็นภาคีระหว่างกัน ผู้ยื่นจึงต้องตรวจสถานะภาคีของคู่ประเทศจากตารางสถานะของ HCCH ก่อนเสมอ ไม่ใช่ตรวจแค่ว่าประเทศนั้นอยู่ในรายชื่อภาคีหรือไม่

แม้ปลายทางจะเป็นรัฐภาคี หน่วยงานผู้รับบางแห่งยังกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติมได้เอง เช่น ต้องมีคำแปลที่รับรองโดยนักแปลที่ได้รับการยอมรับในประเทศนั้น หรือกำหนดอายุเอกสารนับจากวันที่ออก Apostille จึงควรถามหน่วยงานผู้รับให้ชัดก่อนดำเนินการ

เอกสารจากต่างประเทศที่จะนำมาใช้ในประเทศไทย

ทิศทางขาเข้าใช้ลำดับกลับกัน คือเอกสารต้องผ่านการรับรองตามระบบของประเทศต้นทางก่อน หากประเทศต้นทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก จะได้ใบ Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้น หากไม่ใช่รัฐภาคี ต้องผ่านกระทรวงการต่างประเทศของประเทศต้นทางแล้วรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตไทยหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้น

เมื่อเอกสารเข้ามาถึงประเทศไทย หน่วยงานราชการไทยผู้รับ เช่น สำนักงานเขต กรมการปกครอง กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือสถาบันการศึกษา มักกำหนดให้แปลเป็นภาษาไทยและนำคำแปลไปรับรองที่กรมการกงสุลก่อนใช้งาน

จุดที่พลาดบ่อยคือการแปลก่อนที่เอกสารต้นทางจะได้รับ Apostille ทำให้คำแปลไม่ครอบคลุมตราหรือใบรับรองที่เพิ่มเข้ามาภายหลัง แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือรับรองต้นทางให้ครบก่อน แล้วจึงแปลทั้งชุดรวมตราประทับ

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• ใช้ฉบับคัดรับรองที่ออกไว้นานเกินเกณฑ์อายุที่หน่วยงานปลายทางกำหนด
• ยื่นสำเนาในกรณีที่สถานทูตกำหนดให้ยื่นฉบับจริง
• เอกสารที่บริษัทหรือบุคคลจัดทำเอง แต่ยังไม่มีการรับรองลายมือชื่อโดยผู้มีอำนาจ
• คิดว่าประเทศปลายทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกโดยไม่ได้ตรวจตารางสถานะจริง
• ไม่ได้นัดหมายล่วงหน้าในสถานทูตที่รับเรื่องเฉพาะผู้มีนัด
• เย็บเล่มหรือประทับตราทับข้อความจนอ่านรายการสำคัญไม่ได้

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการ

นิติกรณ์

งานรับรองเอกสารของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ค่าธรรมเนียมฉบับละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ และ 400 บาทสำหรับบริการด่วน

เอกสารมหาชน

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ ซึ่งเป็นขอบเขตที่ Apostille ใช้ได้

Notarial Services Attorney

ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารตามข้อบังคับสภาทนายความ เป็นผู้รับรองลายมือชื่อในระบบของประเทศไทย

เขตอาณา

ขอบเขตพื้นที่ที่สถานทูตหรือสถานกงสุลแห่งหนึ่งรับผิดชอบ ใช้ตัดสินว่าเอกสารจากประเทศไทยต้องยื่นที่สำนักงานใด

ฉบับคัดรับรองรายการ

เอกสารที่นายทะเบียนคัดจากฐานข้อมูลและรับรองใหม่ ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเอง

Certified Translation

คำแปลที่มีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลหรือหน่วยงานที่ปลายทางยอมรับ เงื่อนไขแตกต่างกันตามประเทศผู้รับ