เอกสารจากโปรตุเกสที่มี Apostille แล้ว นำมาใช้ในไทยต้องทำอะไรต่อ?

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

ประเทศportugal เป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เส้นทางเอกสารจึงจบที่ Apostille ของกรมการกงสุล โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานทูต เว้นแต่หน่วยงานผู้รับกำหนดเป็นอย่างอื่น

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• เอกสารต้นทางที่ผ่านการรับรองตามระบบของประเทศต้นทางครบถ้วน
• คำแปลภาษาไทยที่ครอบคลุมตราและใบรับรองทุกชั้น
• ข้อกำหนดของหน่วยงานไทยผู้รับเอกสารที่ยืนยันแล้ว
• เผื่อกรอบเวลาสำหรับการแก้ไขคำแปลหนึ่งรอบก่อนกำหนดยื่นจริง
• เก็บสำเนาทุกชั้นของการรับรองไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงภายหลัง
• ยืนยันกับหน่วยงานผู้รับปลายทางว่าต้องการ Apostille หรือการรับรองโดยสถานทูต
• ตรวจสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทางจากตารางสถานะของ HCCH
• ตรวจว่าเอกสารเป็นฉบับจริงหรือฉบับคัดรับรองที่ปลายทางยอมรับ ไม่ใช่สำเนาที่รับรองเอง

เอกสารจากต่างประเทศที่จะนำมาใช้ในประเทศไทย

ทิศทางขาเข้าใช้ลำดับกลับกัน คือเอกสารต้องผ่านการรับรองตามระบบของประเทศต้นทางก่อน หากประเทศต้นทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก จะได้ใบ Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้น หากไม่ใช่รัฐภาคี ต้องผ่านกระทรวงการต่างประเทศของประเทศต้นทางแล้วรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตไทยหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้น

เมื่อเอกสารเข้ามาถึงประเทศไทย หน่วยงานราชการไทยผู้รับ เช่น สำนักงานเขต กรมการปกครอง กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือสถาบันการศึกษา มักกำหนดให้แปลเป็นภาษาไทยและนำคำแปลไปรับรองที่กรมการกงสุลก่อนใช้งาน

จุดที่พลาดบ่อยคือการแปลก่อนที่เอกสารต้นทางจะได้รับ Apostille ทำให้คำแปลไม่ครอบคลุมตราหรือใบรับรองที่เพิ่มเข้ามาภายหลัง แนวปฏิบัติที่ปลอดภัยคือรับรองต้นทางให้ครบก่อน แล้วจึงแปลทั้งชุดรวมตราประทับ

จุดตรวจเฉพาะสำหรับเอกสารขาเข้าประเทศไทย

ตรวจก่อนว่าประเทศต้นทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกหรือไม่ เพราะถ้าเป็นภาคีจะจบที่ Apostille ของประเทศนั้น หากไม่ใช่ ต้องผ่านกระทรวงการต่างประเทศของประเทศต้นทางแล้วรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตไทยหรือสถานกงสุลใหญ่ไทย

เมื่อถึงไทย หน่วยงานผู้รับมักกำหนดคำแปลภาษาไทยที่ผ่านการรับรองของกรมการกงสุล จึงควรแปลหลังจากเอกสารต้นทางได้รับตราครบแล้ว

ความแตกต่างรายประเทศที่ต้องตรวจก่อนเริ่ม

สิ่งแรกที่ต้องตรวจคือสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทาง เพราะเป็นตัวกำหนดว่าจะจบที่ Apostille หรือจะต้องไปต่อที่สถานทูต ตารางสถานะของ HCCH เป็นแหล่งอ้างอิงที่ปรับปรุงตลอดเวลา

ถัดมาคือรายละเอียดปฏิบัติของสถานทูตนั้นในกรุงเทพฯ ได้แก่ วันเวลารับเรื่อง ระบบนัดหมาย จำนวนสำเนา แบบฟอร์มเฉพาะ ภาษาของคำแปลที่ยอมรับ และวิธีชำระค่าธรรมเนียม ทั้งหมดนี้เป็นข้อกำหนดของสถานทูตแต่ละแห่ง

หากประเทศปลายทางไม่มีสถานเอกอัครราชทูตในประเทศไทย ให้ตรวจว่าสถานทูตในประเทศใดมีเขตอาณาครอบคลุมประเทศไทย แล้ววางแผนการจัดส่งเอกสารระหว่างประเทศเพิ่มในกรอบเวลา

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• ยื่นสำเนาในกรณีที่สถานทูตกำหนดให้ยื่นฉบับจริง
• เอกสารที่บริษัทหรือบุคคลจัดทำเอง แต่ยังไม่มีการรับรองลายมือชื่อโดยผู้มีอำนาจ
• คิดว่าประเทศปลายทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกโดยไม่ได้ตรวจตารางสถานะจริง
• ไม่ได้นัดหมายล่วงหน้าในสถานทูตที่รับเรื่องเฉพาะผู้มีนัด
• เย็บเล่มหรือประทับตราทับข้อความจนอ่านรายการสำคัญไม่ได้
• แปลก่อนได้รับตราชั้นสุดท้าย ทำให้คำแปลไม่ครอบคลุมใบรับรองที่เพิ่มมา

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการ

ฉบับคัดรับรองรายการ

เอกสารที่นายทะเบียนคัดจากฐานข้อมูลและรับรองใหม่ ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเอง

Certified Translation

คำแปลที่มีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลหรือหน่วยงานที่ปลายทางยอมรับ เงื่อนไขแตกต่างกันตามประเทศผู้รับ

Consular Legalization

การรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ชั้นก่อนหน้าโดยสถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง ใช้กับประเทศที่ไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก

Apostille

ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตระหว่างรัฐภาคี มีผลกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024

นิติกรณ์

งานรับรองเอกสารของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ค่าธรรมเนียมฉบับละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ และ 400 บาทสำหรับบริการด่วน

เอกสารมหาชน

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ ซึ่งเป็นขอบเขตที่ Apostille ใช้ได้