เอกสารไทยใช้ที่ญี่ปุ่น ต้องรับรองอะไรบ้าง

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

ประเทศjapan เป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เส้นทางเอกสารจึงจบที่ Apostille ของกรมการกงสุล โดยไม่ต้องนำไปรับรองซ้ำที่สถานทูต เว้นแต่หน่วยงานผู้รับกำหนดเป็นอย่างอื่น

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• การสะกดชื่อ-สกุลในทุกฉบับตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
• คำแปลตรงกับต้นฉบับทั้งตัวเลข วันที่ และข้อความในตราประทับ
• ตรวจประกาศของสถานทูตปลายทางเรื่องการนัดหมาย จำนวนสำเนา และวิธีชำระค่าธรรมเนียม
• เผื่อกรอบเวลาสำหรับการแก้ไขคำแปลหนึ่งรอบก่อนกำหนดยื่นจริง
• เก็บสำเนาทุกชั้นของการรับรองไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงภายหลัง

ลำดับงานมาตรฐานของเอกสารไทยที่จะใช้ในต่างประเทศ

ลำดับมาตรฐานคือ ต้นฉบับจากหน่วยงานผู้ออกเอกสาร → คำแปลตามภาษาที่ปลายทางกำหนด → รับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ (นิติกรณ์หรือ Apostille แล้วแต่สถานะภาคีของประเทศปลายทาง) → หากปลายทางไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก จึงนำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้นในกรุงเทพฯ

กรมการกงสุลกำหนดค่าธรรมเนียมงานนิติกรณ์ไว้ที่ฉบับละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ และ 400 บาทสำหรับบริการด่วน โดยคิดต่อหนึ่งตรารับรอง ดังนั้นเอกสารหลายฉบับหรือหลายชุดจะคิดค่าธรรมเนียมแยกกัน ส่วนค่าธรรมเนียมของสถานทูตปลายทางเป็นอัตราของสถานทูตนั้นเอง

การข้ามลำดับเป็นสาเหตุของการเสียเวลามากที่สุด เช่น แปลก่อนที่จะทราบว่าปลายทางรับคำแปลภาษาใด หรือยื่นสถานทูตก่อนผ่านกรมการกงสุล การยืนยันข้อกำหนดกับผู้รับเอกสารปลายทางก่อนเริ่มขั้นตอนแรกจึงประหยัดเวลาได้มากที่สุด

ความแตกต่างรายประเทศที่ต้องตรวจก่อนเริ่ม

สิ่งแรกที่ต้องตรวจคือสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทาง เพราะเป็นตัวกำหนดว่าจะจบที่ Apostille หรือจะต้องไปต่อที่สถานทูต ตารางสถานะของ HCCH เป็นแหล่งอ้างอิงที่ปรับปรุงตลอดเวลา

ถัดมาคือรายละเอียดปฏิบัติของสถานทูตนั้นในกรุงเทพฯ ได้แก่ วันเวลารับเรื่อง ระบบนัดหมาย จำนวนสำเนา แบบฟอร์มเฉพาะ ภาษาของคำแปลที่ยอมรับ และวิธีชำระค่าธรรมเนียม ทั้งหมดนี้เป็นข้อกำหนดของสถานทูตแต่ละแห่ง

หากประเทศปลายทางไม่มีสถานเอกอัครราชทูตในประเทศไทย ให้ตรวจว่าสถานทูตในประเทศใดมีเขตอาณาครอบคลุมประเทศไทย แล้ววางแผนการจัดส่งเอกสารระหว่างประเทศเพิ่มในกรอบเวลา

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• คำแปลไม่ตรงต้นฉบับ โดยเฉพาะวันที่ ตัวเลข และข้อความในตราประทับ
• การสะกดชื่อในเอกสารไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง และไม่มีใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อแนบ
• ใช้ฉบับคัดรับรองที่ออกไว้นานเกินเกณฑ์อายุที่หน่วยงานปลายทางกำหนด
• ยื่นสำเนาในกรณีที่สถานทูตกำหนดให้ยื่นฉบับจริง
• เอกสารที่บริษัทหรือบุคคลจัดทำเอง แต่ยังไม่มีการรับรองลายมือชื่อโดยผู้มีอำนาจ
• คิดว่าประเทศปลายทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกโดยไม่ได้ตรวจตารางสถานะจริง

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการ

เอกสารมหาชน

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ ซึ่งเป็นขอบเขตที่ Apostille ใช้ได้

Notarial Services Attorney

ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารตามข้อบังคับสภาทนายความ เป็นผู้รับรองลายมือชื่อในระบบของประเทศไทย

เขตอาณา

ขอบเขตพื้นที่ที่สถานทูตหรือสถานกงสุลแห่งหนึ่งรับผิดชอบ ใช้ตัดสินว่าเอกสารจากประเทศไทยต้องยื่นที่สำนักงานใด

ฉบับคัดรับรองรายการ

เอกสารที่นายทะเบียนคัดจากฐานข้อมูลและรับรองใหม่ ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเอง

Certified Translation

คำแปลที่มีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลหรือหน่วยงานที่ปลายทางยอมรับ เงื่อนไขแตกต่างกันตามประเทศผู้รับ

Consular Legalization

การรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ชั้นก่อนหน้าโดยสถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง ใช้กับประเทศที่ไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก