รับรองเอกสาร สถานทูตเมียนมา

เส้นทางเอกสารของกรณีนี้

ประเทศmyanmar ยังไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก เอกสารจึงต้องผ่านนิติกรณ์ที่กรมการกงสุลก่อน แล้วรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้นในกรุงเทพฯ

ไทม์ไลน์การทำงานทีละขั้น

เอกสารที่ต้องเตรียม

• เก็บสำเนาทุกชั้นของการรับรองไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงภายหลัง
• ยืนยันกับหน่วยงานผู้รับปลายทางว่าต้องการ Apostille หรือการรับรองโดยสถานทูต
• ตรวจสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทางจากตารางสถานะของ HCCH
• ตรวจว่าเอกสารเป็นฉบับจริงหรือฉบับคัดรับรองที่ปลายทางยอมรับ ไม่ใช่สำเนาที่รับรองเอง
• การสะกดชื่อ-สกุลในทุกฉบับตรงกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร

ความแตกต่างรายประเทศที่ต้องตรวจก่อนเริ่ม

สิ่งแรกที่ต้องตรวจคือสถานะภาคีอนุสัญญากรุงเฮกของประเทศปลายทาง เพราะเป็นตัวกำหนดว่าจะจบที่ Apostille หรือจะต้องไปต่อที่สถานทูต ตารางสถานะของ HCCH เป็นแหล่งอ้างอิงที่ปรับปรุงตลอดเวลา

ถัดมาคือรายละเอียดปฏิบัติของสถานทูตนั้นในกรุงเทพฯ ได้แก่ วันเวลารับเรื่อง ระบบนัดหมาย จำนวนสำเนา แบบฟอร์มเฉพาะ ภาษาของคำแปลที่ยอมรับ และวิธีชำระค่าธรรมเนียม ทั้งหมดนี้เป็นข้อกำหนดของสถานทูตแต่ละแห่ง

หากประเทศปลายทางไม่มีสถานเอกอัครราชทูตในประเทศไทย ให้ตรวจว่าสถานทูตในประเทศใดมีเขตอาณาครอบคลุมประเทศไทย แล้ววางแผนการจัดส่งเอกสารระหว่างประเทศเพิ่มในกรอบเวลา

เอกสารนิติบุคคลและการค้าระหว่างประเทศ

เอกสารนิติบุคคลที่ใช้บ่อย ได้แก่ หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น หนังสือบริคณห์สนธิ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม งบการเงิน หนังสือมอบอำนาจของกรรมการ และหนังสือรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า โดยฉบับจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าควรเป็นฉบับที่คัดใหม่ เพราะปลายทางมักกำหนดอายุการคัดรับรอง

เอกสารที่บริษัทจัดทำขึ้นเอง เช่น หนังสือมอบอำนาจหรือหนังสือรับรองข้อเท็จจริงทางธุรกิจ ไม่ใช่เอกสารมหาชนโดยตัวมันเอง จึงมักต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามต่อหน้าผู้รับรองลายมือชื่อ เช่น ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนของกรมการกงสุล

งานประมูล งานเปิดบริษัทลูก และงานจดทะเบียนเครื่องหมายการค้าในต่างประเทศ มักมีกำหนดยื่นที่ตายตัว การวางแผนย้อนกลับจากวันยื่นจริง โดยเผื่อรอบคิวของสถานทูตปลายทาง เป็นวิธีเดียวที่ควบคุมความเสี่ยงเรื่องเวลาได้

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• เย็บเล่มหรือประทับตราทับข้อความจนอ่านรายการสำคัญไม่ได้
• แปลก่อนได้รับตราชั้นสุดท้าย ทำให้คำแปลไม่ครอบคลุมใบรับรองที่เพิ่มมา
• นำเอกสารไปยื่นที่สถานทูตโดยยังไม่ผ่านการรับรองของกรมการกงสุล
• คำแปลไม่ตรงต้นฉบับ โดยเฉพาะวันที่ ตัวเลข และข้อความในตราประทับ
• การสะกดชื่อในเอกสารไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง และไม่มีใบสำคัญการเปลี่ยนชื่อแนบ
• ใช้ฉบับคัดรับรองที่ออกไว้นานเกินเกณฑ์อายุที่หน่วยงานปลายทางกำหนด

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการ

เอกสารมหาชน

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจ ซึ่งเป็นขอบเขตที่ Apostille ใช้ได้

Notarial Services Attorney

ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารตามข้อบังคับสภาทนายความ เป็นผู้รับรองลายมือชื่อในระบบของประเทศไทย

เขตอาณา

ขอบเขตพื้นที่ที่สถานทูตหรือสถานกงสุลแห่งหนึ่งรับผิดชอบ ใช้ตัดสินว่าเอกสารจากประเทศไทยต้องยื่นที่สำนักงานใด

ฉบับคัดรับรองรายการ

เอกสารที่นายทะเบียนคัดจากฐานข้อมูลและรับรองใหม่ ต่างจากสำเนาถ่ายเอกสารที่ผู้ถือรับรองเอง

Certified Translation

คำแปลที่มีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลหรือหน่วยงานที่ปลายทางยอมรับ เงื่อนไขแตกต่างกันตามประเทศผู้รับ

Consular Legalization

การรับรองลายมือชื่อและตราของเจ้าหน้าที่ชั้นก่อนหน้าโดยสถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทาง ใช้กับประเทศที่ไม่ใช่รัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก